Privacyverklaring webshop Plexxus Fysiotherapie & Diëtetiek

1. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over de gegevens die wij verwerken via deze webshop: het inschrijven voor lessen en proeflessen, het kopen van rittenkaarten en producten, het afrekenen, en het klantportaal waarin je je eigen inschrijvingen en facturen kunt bekijken.

Ben je (ook) in behandeling bij een van onze fysiotherapeuten of de diëtiste, dan verwerken wij daarnaast gegevens in je behandeldossier. Daarvoor geldt een eigen verklaring: privacyverklaring behandeldossier. Die twee verklaringen staan los van elkaar omdat het om verschillende gegevens gaat, met een andere bewaartermijn: een behandeldossier valt onder de wettelijke bewaarplicht voor medische dossiers (minimaal 15 jaar), een lesinschrijving niet.

2. Wie is verantwoordelijk

Contactpersoon voor privacyvragen: Ruda Korsten.

3. Welke gegevens wij verwerken

Bij elke inschrijving of bestelling

Naam, adres, e-mailadres en (optioneel) een vast en/of mobiel telefoonnummer. Geboortedatum, wanneer een product daar een leeftijdsgrens voor kent of het om de inschrijving van een kind gaat. Welke les of welk product is gekozen, en de betaalstatus daarvan.

Gezondheidsvragen (alleen bij bepaalde lessen)

Bij Sporten bij Plexxus en bij een nieuwe inschrijving voor Seniorengym stellen wij zeven gezondheidsvragen (de zogeheten PAR-Q), zodat een van onze fysiotherapeuten kan beoordelen of veilig meedoen mogelijk is. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) in de zin van de AVG. Bij een gratis proefles worden deze vragen niet gesteld.

Betaalgegevens

Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener Mollie. Wij slaan zelf geen kaart- of bankgegevens op — alleen het betaalkenmerk van Mollie en de status van de betaling (open, betaald, mislukt).

Klantportaal-account

Wanneer je een account aanmaakt om je inschrijvingen en facturen in te zien, slaan wij je e-mailadres en een versleuteld wachtwoord op.

Deelname- en betaalhistorie tijdens de lessen

Bij rittenkaarten en groepslessen houden wij bij welke lessen zijn bijgewoond of afgemeld, en het verloop van je rittenkaarttegoed. Dit is nodig om je saldo, je factuur en (bij Seniorengym) de zaallijst kloppend te houden.

4. Waarvoor en op welke grond

• Contactgegevens, betaalgegevens en deelnamehistorie gebruiken wij om je inschrijving of bestelling uit te voeren, te factureren en je te informeren over je les. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst die met de inschrijving of bestelling ontstaat.
• De PAR-Q-gezondheidsvragen gebruiken wij uitsluitend om, via een van onze fysiotherapeuten, te beoordelen of veilig meedoen aan een les mogelijk is. Grondslag: verwerking van gezondheidsgegevens door een zorgverlener met een geheimhoudingsplicht, ten behoeve van gezondheidszorg (art. 9 lid 2 sub h AVG).
• Facturen en betaalgegevens bewaren wij ook om te voldoen aan de wettelijke fiscale bewaarplicht.

5. Wie toegang heeft

Alleen medewerkers van Plexxus die de inschrijving, les of factuur daadwerkelijk moeten afhandelen hebben toegang tot deze gegevens. De gezondheidsvragen zijn alleen zichtbaar voor de fysiotherapeut die de beoordeling doet. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

6. Wie deze gegevens nog meer ziet

Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de webshop te laten werken, en nooit voor marketingdoeleinden van derden:

• Mollie — voor het afhandelen van de betaling.
• Onze hostingpartij — voor het draaiend houden van de webshop en de opslag van de gegevens.
• Onze e-maildienst — voor het versturen van bevestigingen, facturen en herinneringen.

Wij verkopen geen gegevens aan derden.

7. Bewaartermijnen

• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar, de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• De PAR-Q-gezondheidsvragen bewaren wij tot 1 jaar na het einde van je deelname. Deze gegevens dienen alleen de veiligheidsbeoordeling vóór en tijdens de lessen; zodra je stopt vervalt dat doel.
• Overige inschrijf- en deelnamegegevens (zoals je contactgegevens en welke lessen je volgde) bewaren wij tot 2 jaar na je laatste les.

8. Cookies

Deze webshop gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de webshop te laten werken: om je winkelmandje te onthouden en om je ingelogd te houden in het klantportaal of het beheer. Wij gebruiken geen cookies voor advertenties of statistieken van derden, en vragen daarom geen toestemming via een cookiebanner — dat is voor dit soort noodzakelijke cookies wettelijk niet vereist.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen het gebruik ervan. Neem hiervoor contact op via info@plexxus.nl. Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang, waaronder versleuteling van de opslag en beveiligde verbindingen (https).

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de webshop nieuwe functionaliteit krijgt. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd.